Tien tips voor organisaties in deze coronatijd

Organisatie

#1 Check regelmatig hoe het gaat met je vrijwilligers

Het is belangrijk om het contact te behouden met hen én de kwetsbare mensen in de buurt, ook als je activiteiten niet door kunnen gaan. Als je straks weer kunt opstarten, wil je natuurlijk ook graag weer kunnen bouwen op je vrijwilligers.

Tips

• Maak een ‘bel-script’ en vraag een paar vrijwilligers een rondje te bellen om het contact te behouden en niemand uit het oog te verliezen.
• Houd je vrijwilligers op de hoogte van wat er speelt en kijk samen naar wat ze wel kunnen doen. Kun je misschien de activiteiten nu digitaal/online of anders vormgeven? Denk aan een livestream breicursus of gymnastiek, of door het bezorgen van maaltijden of boodschappen in plaats van aanschuifmaaltijden.
• Ook al kun je als team niet meer bij elkaar komen, er zijn genoeg handige digitale middelen om met elkaar te communiceren of te overleggen. 
   

#2 Hoe gaat het met je stakeholders? 

Denk aan je huurders, je leveranciers, fondsen, hypotheekverstrekker, etc. Je hebt ze nodig om door deze crisis heen te komen en daarna jouw initiatief weer te laten bloeien.

Tips

• Kunnen je huurders de huur blijven betalen? Ga met ze in gesprek, wijs hen op mogelijke regelingen en kijk hoe je hier samen doorheen komt.
• Overleg met je gemeente wanneer je deels afhankelijk bent van subsidies, vergoedingen of bijvoorbeeld WMO-gelden.
• Verschillende fondsen bieden coulance in de afwikkeling van donatiegelden wanneer een project niet door kan gaan vanwege de Corona-maatregelen. 
• Sluit je aan bij een groter netwerk van bewonersinitiatieven, bedrijven, gemeente en/of maatschappelijke organisaties in het ondersteunen van buurtgenoten tijdens de Corona-tijd.

#3 Help mensen digitaal

Geef aandacht aan de activiteiten die wél door kunnen gaan. Help mensen in het ‘digi-vaardig’ worden en kijk waar de (online) kansen liggen.

#4 Tijd voor achterstallig onderhoud

Denk bijvoorbeeld aan:

• De grote voorjaarsschoonmaak;
• Werk je administratie bij of richt hem beter in;
• Onderhoudswerkzaamheden aan het pand;
• Schrijf het projectplan of ondernemingsplan dat je al een tijd van plan was te schrijven.
   

#5 Wees voorbereid

Werk een paar mogelijke scenario’s uit zodat je voorbereid bent. Bijvoorbeeld:

• Wat als de crisis langer duurt…?
• Wat als debiteuren niet betalen…?
• Wat als een crediteur geen uitstel geeft…?
• Wat als personeel of vrijwilligers afhaken…?

Financiën 

#1 Verlaag je kosten

Probeer je kosten zoveel mogelijk te verlagen van personeel, gas, water, licht, schoonmaak, afval etc. Zeg eventueel ook (tijdelijk) je schoonmaakhulp af.

#2 Stuur facturen

Stuur je debiteuren zo vroeg mogelijk een factuur en bel achter uitstaande vorderingen aan.

#3 Vraag crediteuren eventueel om uitstel van betaling

• Heb je een huurcontract? Ga dan in gesprek met de verhuurder over je huurverplichting. Stel een periode voor waarover je vrij wil zijn van je huurverplichting (voorstel tot opschorten van betaling), bijvoorbeeld zolang bepaalde Corona-maatregelen van kracht zijn. En/of vraag om kwijtschelding van de huurverplichting over een bepaalde periode. Geef de verhuurder daarbij een perspectief op de mogelijkheid tot continuering van de huur na deze periode. Maak aannemelijk dat je daarna weer een goed huurder kunt zijn. Belangrijk hierbij is dat je samen tot een oplossing komt die voor beide partijen acceptabel is. Houd daarbij in gedachten dat de verhuurder mogelijk dezelfde financiële uitdagingen heeft.
• Neem contact op met de belastingdienst, en vraag uitstel van betaling van belasting (BTW, omzetbelasting etc.) aan. Zie de website van de belastingdienst.

#4 Check de regelingen

Heb je werknemers in dienst, vast of flexibel? Kijk dan of jullie, of je huurders, in aanmerking kunnen komen voor bepaalde regelingen. Bijvoorbeeld voor:

• ZZP’ers. 
• Werknemers: Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud (NOW).
• Andere maatregelen, zoals een eenmalige gift van 4.000 euro voor horeca.

#5 Maak een financiële planning

Zorg dat je overzicht hebt én houdt op je financiële situatie. Maak een goede liquiditeitsplanning (of stel hem bij) en houd deze actueel.

Bron KNHM